Is een vertrouwenspersoon verplicht? De huidige wetgeving, Arbowet en werkgeversverplichtingen

Wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht?

Een veelgestelde vraag is: wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht? Op dit moment bestaat er nog geen wettelijke verplichting voor werkgevers om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Wel ligt er een wetsvoorstel bij de Eerste Kamer dat werkgevers met tien of meer werknemers zou verplichten om een interne of externe vertrouwenspersoon verplicht beschikbaar te hebben voor medewerkers.

De vertrouwenspersoon moet beschikken over voldoende deskundigheid en ervaring, onafhankelijk kunnen opereren en geheimhouding betrachten. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft instemmingsrecht bij de aanstelling, verlenging of beëindiging van de vertrouwenspersoon.

Wat geldt nu wel voor werkgevers op grond van de Arbowet?

In de praktijk wordt vaak gezocht op de term ‘Arbowet vertrouwenspersoon’. De Arbowet schrijft momenteel niet expliciet voor dat een vertrouwenspersoon moet worden aangesteld, maar verplicht werkgevers wel om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting, zoals pesten, discriminatie, agressie, geweld en seksuele intimidatie. Een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel vormen van dat beleid.

Onder het huidige recht gelden voor werkgevers, samengevat, de volgende verplichtingen:

• Beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting opnemen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (artikel 3 lid 2 en artikel 5 Arbeidsomstandighedenwet).

• Deskundige bijstand organiseren die onafhankelijk en zelfstandig kan functioneren (artikel 13 Arbeidsomstandighedenwet) - in de praktijk vaak ingevuld met een interne of externe vertrouwenspersoon.

• Toetsing en bijstelling van het beleid naar aanleiding van opgedane ervaringen (artikel 3 lid 4 Arbeidsomstandighedenwet).

• Bij het ontbreken van een vertrouwenspersoon loopt het aansprakelijkheidsrisico via de open norm van artikel 3 lid 2 Arbeidsomstandighedenwet: bij een incident zal de Nederlandse Arbeidsinspectie of de rechter toetsen of het gevoerde beleid toereikend was, waarbij het ontbreken van een laagdrempelig meldpunt een zwaarwegende omstandigheid kan zijn.

Wanneer komt een vertrouwenspersoon concreet in beeld?

• Een werknemer meldt seksuele intimidatie door een leidinggevende en durft dit niet via de reguliere leidinglijn te bespreken.

• Er is sprake van structureel pestgedrag binnen een team, waarbij de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging om een onafhankelijk aanspreekpunt vraagt.

• Een werknemer ervaart discriminatie op grond van herkomst of geslacht en zoekt eerst een informeel, vertrouwelijk gesprek voordat een formele klacht wordt overwogen.

• Voorafgaand aan een integriteitsmelding over fraude, belangenverstrengeling of misbruik van bevoegdheden, waarbij de melder anonimiteit en bescherming tegen benadeling wenst (vertrouwenspersoon integriteit).

• Na een reorganisatie of leidinggevendenwissel, wanneer de arbeidsverhoudingen onder druk staan en werknemers behoefte hebben aan een onafhankelijk klankbord los van de HR-afdeling.

In elk van deze situaties is de vertrouwenspersoon geen formele klachteninstantie, maar een eerste, vertrouwelijke opvang die vervolgens kan doorverwijzen naar een klachtencommissie, de bedrijfsarts of externe hulpverlening.

Conclusie

Is een vertrouwenspersoon verplicht? Nee, op dit moment nog niet. Een vertrouwenspersoon voor een bedrijf is onder de huidige wetgeving niet verplicht, maar werkgevers hebben op grond van de Arbowet wel de verantwoordelijkheid om ongewenste omgangsvormen en psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen.

Mocht het wetsvoorstel door de Eerste Kamer worden aangenomen, dan ontstaat voor veel werkgevers alsnog een wettelijke verplichting tot het aanstellen van een vertrouwenspersoon, waarbij zowel een interne als externe vertrouwenspersoon mogelijk is.

Voor meer advies helpen onze specialisten van de sectie Arbeidsrecht je graag verder.