AI op de werkvloer: de rol van de ondernemingsraad

Ook voor ondernemingsraden is deze informatie nuttig. Het zal waarschijnlijk namelijk met enige regelmaat voorkomen dat binnen organisaties nieuwe AI-systemen worden geïntroduceerd zonder medeweten van en voorafgaand overleg met de ondernemingsraad. Wees hier alert op en zorg dat je in dat geval in actie komt. Als ondernemingsraad heb je namelijk een aantal wettelijke bevoegdheden waar de bestuurder van jouw organisatie niet te lichtvaardig mee om mag gaan. 

Adviesrecht

De ondernemingsraad heeft adviesrecht over verschillende voorgenomen besluiten. Denk aan een voorgenomen besluit tot:

• het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming (artikel 25 lid 1 sub h WOR);

• invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening (artikel 25 lid 1 sub k WOR);

• belangrijke inkrimping of wijziging van de werkzaamheden van de onderneming (artikel 25 lid 1 sub d WOR); en

• belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming (artikel 25 lid 1 sub e WOR).

De aankoop en lancering van een nieuw AI-systeem binnen een organisatie zal vaak een kostbare aangelegenheid zijn. Als sprake is van een belangrijke investering, en dat wordt niet alleen bepaald door de omvang van het bedrag dat ermee is gemoeid, maar ook of er personele gevolgen aan de investering zijn verbonden, dan heeft de ondernemingsraad adviesrecht. De omvang van de investering wordt overigens mede beoordeeld op basis van de omvang van de jaarlijkse investeringen van de organisatie. Hierdoor zou binnen relatief kleine organisaties sneller adviesrecht kunnen bestaan op basis van deze grondslag.

Goed denkbaar is dat de invoering van een AI-systeem kwalificeert als een voorgenomen besluit tot invoering van een belangrijke technologische voorziening, zodat de ondernemingsraad (ook) om die reden om advies moet worden gevraagd omtrent de invoering van het systeem. Of het AI-systeem daadwerkelijk een belangrijke technologische voorziening is, hangt opnieuw af van de aard en omvang van de onderneming en de impact die het systeem heeft op de organisatie. Wees je ervan bewust dat als je al een AI-systeem hanteert en van plan bent om het gebruik hiervan te wijzigen, ook adviesrecht kan bestaan.

Als laatste is het goed voorstelbaar dat een AI-systeem de werkwijze van een organisatie en/of haar werknemers ingrijpend verandert, en dat de invoering en het gebruik van een AI-systeem tot gevolg heeft dat (een gedeelte van) het werk wordt overgenomen door AI. Als dit leidt tot een belangrijke inkrimping of wijziging van de werkzaamheden, of van een belangrijke wijziging in de organisatie (oftewel tot een reorganisatie), dan moet de ondernemingsraad om advies worden gevraagd.

Instemmingsrecht 

Daarnaast kan ook het instemmingsrecht van de ondernemingsraad (OR) een rol spelen bij de invoering van AI-systemen. De invoering en het gebruik van AI-tools kan namelijk verschillende regelingen binnen de onderneming wijzigen waarover de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft.

Het instemmingsrecht van de ondernemingsraad is geregeld in artikel 27 WOR. Dit artikel bepaalt voor welke regelingen binnen de onderneming de instemming van de ondernemingsraad vereist is voordat deze mogen worden ingevoerd of gewijzigd. 

Wil je een AI-systeem invoeren die cv’s en sollicitanten screent op basis van bepaalde criteria (zoals opleidingsniveau en relevante werkervaring), dan ben je een regeling op het gebied van aanstellingsbeleid aan het veranderen en moet de ondernemingsraad om instemming worden gevraagd (op grond van artikel 27 WOR, waaronder artikel 27 lid 1 sub e WOR). Hetzelfde geldt voor de situatie waarin je de prestaties van werknemers gaat beoordelen door middel van een AI-gestuurd beoordelingssysteem, of overgaat tot de invoering van een personeelsvolgsysteem (artikel 27 lid 1 sub g en l WOR). 

Ook als een functiewaarderingssysteem of verzuimsysteem wordt gewijzigd door invoering van een AI-gestuurd systeem moet de ondernemingsraad om advies worden gevraagd (artikel 27 lid 1 sub c en d WOR). Een laatste voorbeeld van een situatie waarin de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft, is bij de invoering of wijziging van een systeem dat persoonsgegevens van werknemers verzamelt, bewaart en gebruikt (artikel 27 lid 1 sub k WOR). Dit geldt vanzelfsprekend voor diverse AI-systemen die binnen HR-processen worden ingezet. 

Informatie- en initiatiefrecht

Naast het advies- en instemmingsrecht heeft de ondernemingsraad ook een algemeen informatierecht op basis waarvan hij de bestuurder van de onderneming om informatie kan vragen (artikel 31 WOR). Zolang de ondernemingsraad concreet aangeeft met het oog op welke taak hij bepaalde informatie wenst, moet deze informatie aan de ondernemingsraad worden verstrekt.

 In het geval van AI kan de ondernemingsraad bijvoorbeeld bepaalde informatie nodig hebben om vervolgens op eigen initiatief het onderwerp AI aan te kunnen kaarten bij de bestuurder, te bespreken hoe de organisatie met AI omgaat en om wellicht ook zelf een goed onderbouwd voorstel te kunnen doen over hoe op een veilige en verantwoorde wijze met AI dient te worden omgegaan in de organisatie en welke personele consequenties zijn verbonden aan onverhoopt onjuist gebruik van AI-systemen door werknemers. Deze laatste bevoegdheid (initiatiefrecht) heeft de ondernemingsraad op grond van artikel 23 lid 2 WOR.

Tips

Zoals gezegd komt het in de praktijk naar verwachting regelmatig voor dat AI-systemen, ook al zijn dit nog pilots, al maanden in gebruik zijn zonder dat de ondernemingsraad hierover is geïnformeerd of om advies of instemming is gevraagd. Advies is om de ondernemingsraad tijdig te betrekken om enerzijds weerstand, maar anderzijds ook juridische problemen te voorkomen. Beoordeel daarbij vooraf of sprake is van adviesrecht of instemmingsrecht van de OR, zodat de juiste medezeggenschapsprocedure wordt gevolgd. 

De ondernemingsraad zelf kan hier ook een actieve rol in pakken als hij merkt dat de organisatie hem niet of te laat betrekt. Zo kan de ondernemingsraad vragen stellen en een initiatiefvoorstel over het gebruik van AI op de werkvloer doen. Voor werkgevers geldt dat het belangrijk is om je te beseffen dat juist het tijdig betrekken van de ondernemingsraad in verschillende situaties rondom de invoering of het gebruik van AI-systemen, die bijvoorbeeld kritische vragen kan stellen en actief mee kan denken, ertoe kan leiden dat AI-systemen straks veilig en verantwoord kunnen worden gebruikt binnen de organisatie.

Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met een van onze arbeidsrechtspecialisten gespecialiseerd in medezeggenschap.