AI op de werkvloer: dit moet je als werkgever doen en weten

Werknemers moeten vaardigheden, kennis en begrip hebben van de technische werking van AI-systemen, maar ook over de sociale, ethische en praktische aspecten hiervan. De inzet van AI kan namelijk grote risico’s en impact hebben voor klanten, relaties en overige derden waar jouw organisatie voor werkt of waar zij zaken mee doet.

In geval van zorginstellingen uiteraard ook voor patiënten, en in geval van overheidsinstellingen uiteraard ook voor burgers. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je als organisatie met behulp van AI beslissingen over of voor klanten, relaties, patiënten, burgers en overige derden maakt. 

Welke maatregelen voor AI-geletterdheid moet je als werkgever nemen?

Welke maatregelen voor AI-geletterdheid je als werkgever moet nemen verschilt van geval tot geval. Er is helaas geen one size fits all-set aan maatregelen die zorgt voor een toereikend niveau van AI-geletterdheid. Als werkgever zul je je steeds af moeten vragen welke systemen door wie in welke context worden gebruikt. Op basis daarvan moet worden bepaald welke kennis werknemers nodig hebben.

Denk in dat geval zowel aan de technische kennis die nodig is om überhaupt goed gebruik te kunnen maken van het systeem, als aan de sociale, ethische en praktische aspecten. Het is van belang dat werknemers begrijpen hoe zij de output van een AI-systeem moeten gebruiken, maar ook hoe een beslissing, genomen met behulp van een AI-systeem, van invloed is op de mensen over wie met het AI-systeem wordt beslist. 

Per werknemer kan dus verschillen in welke mate zij AI-geletterd moeten zijn. Daarnaast kan de set aan maatregelen die je per werknemer moet treffen ook nog verschillen. Dat heeft bijvoorbeeld te maken met verschillen in kennisniveaus en de verschillen in risico’s die zijn verbonden aan het gebruik van AI-systemen in verschillende functies.

Een ICT’er zal vanwege zijn specialistische achtergrond een hoger kennisniveau hebben ten aanzien van het gebruik van AI-systemen dan een HR-medewerker of sales of klantenservice medewerker. En bij het gebruik van AI door een HR-medewerker of zorgprofessional spelen in de regel grotere risico’s dan bij het gebruik van AI door receptionist. 

Actieplan voor AI-geletterdheid

De volgende aanpak kan er uiteindelijk voor zorgen dat jouw medewerkers beschikken over een toereikend niveau van AI-geletterdheid.

1. Inventariseer welke AI-systemen binnen jouw organisatie worden gebruikt.

2. Bepaal per systeem het risiconiveau en beoordeel wat de mogelijke effecten zijn van de inzet van deze systemen.

3. Stel vast welke categorieën werknemers dit systeem (zouden kunnen) gebruiken, en met welk doel.

4. Houd een enquête om het huidige kennisniveau van werknemers (organisatiebreed) in kaart te brengen.

5. Bepaal per categorie werknemers welke kennis zij nodig hebben om een toereikend niveau van AI-geletterdheid te bereiken en het AI-systeem verantwoord te kunnen gebruiken. 

6. Creëer bewustzijn onder je medewerkers door middel van trainingen die ethische, technische en juridische aspecten van AI-systemen onder de loep nemen of biedt specialisatietrainingen aan voor werknemers die actief werken met AI-systemen.

7. Analyseer jaarlijks of de maatregelen die je hebt genomen ervoor hebben gezorgd dat de AI-geletterdheid op niveau is. Dit kan door het afnemen van een enquête. 

Ontwikkel een AI-beleid

Naast de verplichting om voor AI-geletterdheid te zorgen onder jouw personeel, is het raadzaam om binnen jouw organisatie AI-beleid te ontwikkelen zodat jouw medewerkers op de hoogte zijn van hoe binnen de organisatie op een veilige en verantwoorde manier met het gebruik van AI-systemen wordt omgegaan.

Met een sluitend AI-beleid zorg je er bovendien voor dat je als werkgever in lijn handelt met de (toekomstige) verplichtingen die op grond van de AI-Verordening op jou rusten. Tegelijkertijd kan een AI-beleid juridische handvatten bieden op het moment dat een werknemer verkeerd of op een onveilige manier met het gebruik van AI omgaat.

Wat leg je vast in een AI-beleid?

In een AI-beleid leg je allereerst vast waarom je een AI-beleid hanteert. Met andere woorden: wat zijn de doelen van het beleid? Dat zal vaak het waarborgen van veilig, verantwoord en effectief gebruik van AI-systemen zijn en het benutten van de voordelen van AI bij de uitvoering van de werkzaamheden, zonder afbreuk te doen aan privacy en vertrouwelijkheid. 

Vervolgens licht je de volgende zaken uit.

1. Waar mogen AI-tools voor worden gebruikt?

2. Welke AI-tools mogen wel en niet worden gebruikt? Je zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat gratis AI-tools enkel mogen worden gebruikt voor algemene, niet-privacygevoelige taken.

3. Wat is verboden? Bijvoorbeeld het invoeren van persoonsgegevens, bedrijfsgevoelige informatie en klantgegevens (die niet AVG-proof zijn).

4. Geef enkele praktische richtlijnen bij het gebruik van de tools. Denk aan het generiek en geanonimiseerd formuleren van AI-opdrachten, het nooit klakkeloos overnemen van informatie en het te allen tijde controleren van de output van de AI-tool op juistheid.

5. Beschrijf bij wie een melding moet worden gedaan in geval van (onverhoopt) onjuist of onbevoegd gebruik van AI-tools, datalekken of onbedoelde invoer van vertrouwelijke gegevens in AI-tools en benoem ook wie contactpersoon is bij vragen rondom AI-gebruik.

6. Beschrijf wat er gebeurt bij overtreding van beleid (arbeidsrechtelijke sancties).

Als je in je AI-beleid stilstaat bij bovengenoemde zaken, bied je duidelijkheid aan je personeel over hoe zij op een veilige, verantwoorde en effectieve manier AI-systemen kunnen gebruiken bij de uitoefening van hun werkzaamheden en handel je zelf (alvast) in lijn met de (toekomstige) verplichtingen die op grond van de AI-Verordening op jouw als werkgever gaan rusten. Bovendien geeft het je houvast en arbeidsrechtelijke mogelijkheden om op te treden tegen een werknemer die AI onjuist of op een onveilige manier gebruikt.