Zakendoen in Duitsland: Juridische ondersteuning voor ondernemers

Ondernemen in Duitsland: waar moet u op letten?

Voor Nederlandse bedrijven die in Duitsland zaken willen doen, geldt in principe de Duitse regelgeving. Deze regelgeving kan afwijken van de Nederlandse regelgeving. Duitsland staat bekend om zijn strenge regime op het gebied van mededingingsrecht. In veel gevallen is de oorzaak van een waarschuwing op grond van Duits mededingingsrecht te vinden in onjuist opgestelde algemene voorwaarden, een onjuiste of onvolledig impressum of gegevensbescherming die niet voldoet aan de voorschriften die de Duitse wet daaraan verbindt.

Zo geldt voor commercieel gebruikte websites die zich richten op Duitse klanten de verplichting tot vermelding van een impressum. Het impressum moet duidelijk, gemakkelijk te vinden en volledig zijn. Deze verplichting geldt ook voor Nederlandse bedrijven. Bovendien moet de website voldoen aan de Duitse wet die ziet op gegevensbescherming.

Wie in Duitsland diensten wil verlenen of producten wil verkopen, moet een bedrijf registreren. Afhankelijk van de omstandigheden is een inschrijving in het handelsregister noodzakelijk.

Als er bij het opstellen van contracten geen duidelijke formulering is opgenomen met betrekking tot de opname van de Nederlandse algemene voorwaarden of de gekozen bevoegde rechtbank, zijn deze vaak onderworpen aan het Duitse recht. Als er geen geldige rechtskeuze is gemaakt, is in geval van twijfel het Duitse recht van toepassing.

Bedrijf starten in Duitsland

Wie een bedrijf wil oprichten in Duitsland, moet formeel een aantal zaken in acht nemen. Daarbij moet u nadenken over de volgende stappen:

1. Rechtsvorm (bijv. GmbH, UG, OHG)
2. Het notarieel bekrachtigen van de vennootschapsovereenkomst
3. Het storten van kapitaal op een zakelijke rekening
4. De inschrijving in het handelsregister
5. De aanmelding bij het bedrijfsregister (Gewerbeambt)
6. Het aanvragen van een fiscaal nummer, eventueel btw-nummer

Voor de oprichting van een kapitaalvennootschap zoals een GmbH is minimaal 25.000 euro aan aandelenkapitaal vereist (waarvan 12.500 euro bij de oprichting moet worden gestort). Als alternatief is de UG (met beperkte aansprakelijkheid) mogelijk met slechts 1 euro.

Duitse vestiging vs. zelfstandige onderneming

Nederlandse ondernemers vragen zich vaak af of een filiaal voldoende is of dat het nodig is om een zelfstandig bedrijf in Duitsland op te richten.

De vraag rijst of het Nederlandse bedrijf de hoofdverantwoordelijkheid moet blijven dragen. In dat geval is het raadzaam om het hoofdkantoor als zodanig te blijven exploiteren en alleen een kantoor in Duitsland op te zetten. Volgens de geldende wetgeving draagt dan het Nederlandse bedrijf de wettelijke verantwoordelijkheid. Als er een zelfstandige, van het Nederlandse bedrijf losstaande economische aanwezigheid en organisatie (bijv. distributie, personeel, opslag) wordt gepland, is het raadzaam om de oprichting van een zelfstandig bedrijf in Duitsland te overwegen.

Duitse bv

De Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) is de populairste rechtsvorm in Duitsland. Deze lijkt qua vorm op de Nederlandse BV. De voordelen:

• Beperkte aansprakelijkheid tot het vermogen van de vennootschap
• Hoog aanzien bij klanten en zakenpartners
• Duidelijke vennootschaps- en aandeelhoudersstructuur en transparantieverplichtingen

GmbH oprichten

Voor de oprichting is een notarieel bekrachtigde vennootschapsovereenkomst vereist. De inschrijving in het handelsregister vindt plaats na storting van het maatschappelijk kapitaal. Het vereiste minimum maatschappelijk kapitaal bedraagt 25.000 euro, waarvan bij de oprichting minimaal 12.500 euro moet worden gestort. Voor de registratie is een Duits bedrijfsadres vereist. Verder is de benoeming van een directeur vereist. De directeur kan ook een Nederlands staatsburger zijn.

Andere Duitse rechtsvormen

Naast de GmbH zijn ook de volgende rechtsvormen interessant voor Nederlandse ondernemers:

• UG (beperkte aansprakelijkheid): voordelige instapvariant voor de GmbH met beperkte aansprakelijkheid
• OHG (Offene Handelsgesellschaft): voor samenwerkingsverbanden van meerdere vennoten (vergelijkbaar met de Nederlandse vof)
• Eenmanszaak of individuele handelaar: eenvoudige oprichting, maar met persoonlijke (onbeperkte) aansprakelijkheid
• GmbH & Co. KG: gemengde vorm van kapitaal- en personenvennootschap, vaak fiscaal voordelig

Contracten in Duitsland

Koopcontract Duitsland

Voor de verkoop van goederen of diensten in Duitsland is het raadzaam om de contracten vóór het sluiten ervan door een advocaat te laten controleren op basis van Duitse recht, om eventuele valkuilen te vermijden. Bij het sluiten van een contract moet u met name op de volgende punten letten:

• De schriftelijke vorm is meestal niet verplicht, maar wordt wel sterk aanbevolen (vanwege de bewijskracht).
• Algemene voorwaarden moeten actief worden opgenomen (bijvoorbeeld door ernaar te verwijzen in de offerte).
• In principe geldt contractsvrijheid, maar contractuele boetes of ontbindingsclausules zijn onderworpen aan strenge regels.
• Garantierechten zoals nakoming achteraf of schadevergoeding kunnen onder bepaalde omstandigheden ook door algemene voorwaarden worden uitgesloten.
• Voor contracten tussen bedrijven (B2B) is naast het BGB ook het HGB van toepassing, waarin speciale normen en voorschriften voor handels transacties zijn geregeld

Huurcontract Duitsland

Voor een vestiging in Duitsland heeft een onderneming bedrijfsruimte nodig. Bij het huren is het raadzaam om een advocaat te raadplegen die gespecialiseerd is in Duits huurrecht. Deze kan vóór het sluiten van de overeenkomst nagaan welke gevolgen dit voor beide partijen kan hebben en verduidelijken welke rechten en plichten uit de huurovereenkomst voortvloeien volgens het Duitse recht.

In het huurrecht geldt het beginsel van contractsvrijheid. Daarbij moet rekening worden gehouden met de grenzen van het Duitse huurrecht. Volgens het Duitse recht moet een huurovereenkomst voor onroerend goed of ruimten die voor meer dan een jaar wordt gesloten, schriftelijk worden vastgelegd. Anders wordt de contractduur als ongeldig beschouwd en geldt de huurovereenkomst als voor onbepaalde tijd gesloten. Een duidelijke regeling van de exploitatiekosten, het onderhoud en de opzegtermijnen vormt het kader voor de contractuele verplichtingen en rechten. Ook de borgsom, de concurrentiebescherming en de aanpassingsclausules moeten vooraf contractueel worden vastgelegd om mogelijke conflicten te voorkomen. 

Bureau Duitse Zaken of Duitse advocaat?

Het Bureau voor Zaken (BDZ) is een aanspreekpunt voor Nederlandse ondernemers die vragen hebben over sociale verzekeringen, met name in verband met grensoverschrijdende arbeid. Voor complexere vragen, bijvoorbeeld over het Duitse contractenrecht, het opzetten van een bedrijf of wettelijke aansprakelijkheid, is het raadzaam een Duitse advocaat te raadplegen. Dit is met name aan te raden bij:

• het opstellen van contracten en algemene voorwaarden
  • Het opstellen of controleren van contracten volgens Duits recht
  • Het opstellen van rechtsgeldige algemene voorwaarden voor de Duitse markt
• Oprichting van een onderneming of inschrijving in het handelsregister
• Arbeidsrechtelijke kwesties bij tewerkstelling in Duitsland
• Geschillen met Duitse klanten of zakenpartners
• Merk- en mededingingsrecht

Advocaat Duits ondernemingsrecht

Ons kantoor biedt advies op maat voor Nederlandse bedrijven die in Duitsland zaken willen doen. Onze diensten omvatten onder andere:

• Oprichting van GmbH en andere vennootschapsvormen
• Opstellen en controleren van contracten (bijvoorbeeld koop-, huur- en arbeidscontracten)
• Begeleiding bij inschrijvingen in het handelsregister en bedrijfsregistraties
• Juridische ondersteuning bij geschillen met klanten of zakenpartners
• Ondersteuning bij arbeidsrechtelijke kwesties
• Juridische due diligence bij Duitse partners
• Merkenrecht & mededingingsrecht
• Advies over gegevensbescherming en impressumverplichtingen
• Permanente juridische begeleiding door een Duits-Nederlandse contactpersoon

Contact

Heeft u vragen over zakendoen in Duitsland? Heeft u advies nodig bij het oprichten van een bedrijf in Duitsland? Bij Damsté staan wij u graag terzijde met onze vakkundige expertise op het gebied van economisch recht en vennootschapsrecht in Duitsland. Neem hiervoor contact op met onze Duitse advocaat voor ondernemingsrecht, Markus Sporleder, via e-mail op [email protected] of per telefoon op +31 (0)6 82 06 97 38.