Reorganisaties

De reden voor het opnieuw inrichten van uw organisatie kan bijvoorbeeld zijn dat het financieel niet goed met uw bedrijf gaat (door de corona-crisis). Maar – anders dan veel mensen denken –, hoeft dit niet de enige reden te zijn voor een reorganisatie met gedwongen ontslagen. Ook een reguliere werkvermindering, bedrijfsverhuizing, organisatorische- of technologische verandering kan reden zijn voor een reorganisatie. Gedwongen ontslagen in verband met een reorganisatie noemen wij ook vaak: ontslag vanwege bedrijfseconomische redenen.

U heeft als ondernemer in beginsel de vrijheid om uw onderneming zo in te richten zoals u dat wenst. Als u gaat reorganiseren met gevolgen voor de arbeidsplaatsen, is er echter wel een aantal spelregels waaraan u zich moet houden. In deze blog bespreek ik een aantal aandachtspunten waar u als werkgever op moet letten bij de voorbereiding van een reorganisatie. In twee latere blogs bespreek ik de consultatie verplichtingen en het uitvoeren van de reorganisatie.

De voorbereiding

In deze fase van de reorganisatie treft u de voorbereidingen. Het is van belang dat u alle uitgangspunten en bevindingen goed vastlegt. Dat helpt u in de volgende twee fasen van de reorganisatie om alles duidelijk uit te leggen. Ook voorkomt dit het oplopen van vertraging in het proces.

In de voorbereidingsfase stelt u vast wat de reden voor de reorganisatie is. Hierbij verzamelt u alle relevante stukken die later nodig zijn om de reden van de reorganisatie te onderbouwen. Is de reden bijvoorbeeld een slechter wordende financiële situatie, dan heeft u uw jaarstukken nodig om aan te tonen dat de cijfers inderdaad tegenvallen. Als handvat voor welke stukken u zult moeten aanleveren kunt u deze handleiding van het UWV gebruiken.

Vervolgens bepaalt u bij welke functies arbeidsplaatsen zullen vervallen. Het kan alleen gaan om arbeidsplaatsen die structureel komen te vervallen. Structureel wil in dit geval zeggen dat niet verwacht wordt dat deze arbeidsplaatsen de komende 26 weken terug zullen komen. Een tijdelijke daling in het werkaanbod zal dus geen aanleiding kunnen zijn voor een reorganisatieontslag. U moet goed kunnen onderbouwen waarom juist de functies die u gekozen hebt komen te vervallen. Dit kan bijvoorbeeld zijn doordat de werkzaamheden van deze functies over andere personen kunnen worden herverdeeld en door het laten vervallen van deze functies een kostenbesparing gerealiseerd kan worden.

Afspiegelingsbeginsel

Als er sprake is van meerdere personen die een uitwisselbare functie vervullen, maar u wilt niet alle arbeidsplaatsen van deze functie laten vervallen, dan kunt u in beginsel niet zelf kiezen wie u ontslaat. Wie voor ontslag in aanmerking komt stelt u vast op grond van het afspiegelingsbeginsel. Op grond van het afspiegelingsbeginsel worden de werknemers ingedeeld in de volgende leeftijdscategorieën:

• van 15 tot en met 24 jaar
• van 25 tot en met 34 jaar
• van 35 tot en met 44 jaar
• van 45 tot en met 54 jaar
• van 55 jaar en ouder

De ontslagen moeten zo plaatsvinden dat de leeftijdsopbouw binnen de functie zoveel mogelijk gelijk blijft. Zo wordt voorkomen dat u bijvoorbeeld alleen de oudere, of de jongere werknemers ontslaat. Binnen iedere leeftijdscategorie geldt het principe: degene die het laatst in dienst is gekomen, komt het eerst voor ontslag in aanmerking.

Documenteer goed en duidelijk hoe de toepassing van het afspiegelingsbeginsel uitpakt. Belangrijk daarbij is dat voordat u arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd kunt beëindigen, u eerst de arbeidsrelaties moet beëindigen van:

• werknemers die ingeleend zijn (uitzendkrachten)
• werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd inmiddels hebben bereikt
• werknemers waarvan de arbeidsduur niet is vastgelegd (nul-urencontracten)
• werknemers met een arbeidsovereenkomst die nog maximaal 26 weken duurt

Afwijking afspiegelingsbeginsel bij cao

In sommige gevallen kunt u afwijken van het afspiegelingsbeginsel. Dat is bijvoorbeeld mogelijk als de cao waar u aan gebonden bent een regeling daarvoor heeft getroffen. Deze regeling stelt dan een cao-commissie in die in plaats van het UWV oordeelt over de toelaatbaarheid van het bedrijfseconomische ontslag. Deze regeling kan dan bijvoorbeeld het afspiegelingsbeginsel geheel terzijde schuiven. Hierdoor kan het zijn dat de selectie wie voor ontslag in aanmerking komt gebeurt op basis van kwaliteit.

Ook kan de cao een andere uitzondering bevatten. Dit noemen ze de 10% regel. Als u deze regel toepast, dan past u in beginsel het afspiegelingsbeginsel op normale wijze toe. U heeft echter de mogelijkheid werknemers die op basis van dit beginsel voor ontslag in aanmerking komen, niet te ontslaan. Dit kunt u doen tot maximaal 10% van het totaal aantal werknemers die ontslagen worden. Concreet betekent dit dat degene die eigenlijk voor ontslag in aanmerking komt wordt overgeslagen. De volgende die aan de beurt is op basis van het afspiegelingsbeginsel, komt dan voor ontslag in aanmerking.

Toepassing van de 10% regel is alleen mogelijk als:

1. De werknemer bovengemiddeld functioneert, of naar verwachting zich in de toekomst bovengemiddeld zal ontwikkelen.
2. De werknemers periodiek zijn beoordeeld, waarbij melding in de beoordeling is gemaakt in geval van bovengemiddeld functioneren of de verwachting van toekomstige bovengemiddelde ontwikkeling.
3. Aan alle werknemers in de onderneming kenbaar is gemaakt dat bovengemiddeld functioneren kan betekenen dat je wordt overgeslagen bij toepassing van het afspiegelingsbeginsel.
4. Aan alle werknemers dezelfde mogelijkheden zijn geboden om zich te ontwikkelen.

Herplaatsing

Als u heeft vastgesteld welke werknemers op basis van het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking komen, dan bent u er nog niet. U zult ook moeten onderzoeken of de werknemers herplaatst kunnen worden in een passende functie. Een passende functie is een functie die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. Ook passend is een functie waar de werknemer binnen de geldende opzegtermijn geschikt voor gemaakt kan worden.

Bij de herplaatsing moet u onderzoeken of er vacatures zijn of binnen een redelijke termijn beschikbaar komen, die passend zijn. De redelijke termijn is de geldende opzegtermijn van de werknemers die ontslagen zouden worden. Daarnaast moeten bij het herplaatsingsonderzoek de volgende functies in aanmerking genomen worden:

-        functies die worden verricht door iemand met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, die binnen de opzegtermijn van degene die ontslagen zou worden, eindigt;

-        functies die worden verricht door een uitzendkracht;

-        functies die worden verricht door iemand met een nul-urencontract;

-        functies die worden verricht door iemand die de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt.

Het kan dus zijn dat een andere werknemer moet vertrekken om plaats te maken voor een werknemer met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Als er meerdere personen in aanmerking zouden kunnen komen voor een passende functie, kunt u in beginsel kiezen wie u het meest geschikt vindt voor de functie.

Transitievergoeding

De werknemers die voor ontslag in aanmerking komen hebben bij het einde van hun arbeidsovereenkomst recht op een transitievergoeding. De transitievergoeding bedraagt voor ieder gewerkt dienstjaar 1/3 maandsalaris. Als het dienstverband korter duurt dan een jaar, vindt de opbouw van de transitievergoeding naar rato plaats.

Maandsalaris is niet het kale bruto-maandsalaris, maar hiertoe behoren ook relevante emolumenten zoals de vakantietoeslag.

Als het heel slecht gaat met uw onderneming waardoor het uitbetalen van de transitievergoeding voor onaanvaardbare gevolgen zorgt, dan kunt u de transitievergoeding in termijnen betalen. De transitievergoeding mag in dat geval over zes maandelijkse termijnen verspreid worden. Wel betaalt u een wettelijke rente over de nog te betalen bedragen.

Reorganisatieplan

Alle informatie die u op basis van het bovenstaande hebt verzameld, neemt u op in een reorganisatieplan. Dit plan gebruikt u ook bij het medezeggenschapstraject. In mijn volgende blog schrijf ik u over het verloop van dit traject en aan welke verplichtingen u in dat kader moet voldoen.

Heeft u vragen over een voorgenomen reorganisatie, of wilt u advies bij de uitvoering daarvan? Neemt u dan gerust eens contact met ons op. Damsté heeft ruime ervaring bij het begeleiden van reorganisatietrajecten, zowel bij de voorbereiding, als bij de consultatie en implementatie die daarbij komt kijken.