De offerte: de ins- en outs

Wanneer gebruikmaken van een ‘offerte’?

De keuze of men gebruik wil maken van een offerte is afhankelijk van veel factoren. Zo kan een offerte verstandig zijn als er veel parameters zijn die invloed hebben op bijvoorbeeld de totstandkoming van de prijs. Daarnaast kan ook gedacht worden aan het beschermen van de onderhandelingspositie van de aanbieder, geheimhouding, de voorwaarden voor de (praktische) uitvoering van de overeenkomst en het goed omgaan met onvoorziene omstandigheden zoals prijsveranderingen. 

Aanbod en aanvaarding

Het uitgangspunt is dat een overeenkomst tot stand komt door een aanbod en de aanvaarding daarvan (artikel 6:217 BW). De offerte kwalificeert als een aanbod. Het uitgangspunt is dat een offerte bindend is na acceptatie van de wederpartij. In dat geval komt een overeenkomst tot stand. Meestal geschiedt de acceptatie door een handtekening onder de overeenkomst of offerte, maar dit kan ook door een anderszins schriftelijke (bijvoorbeeld een akkoord per e-mail of whatsapp) of zelfs mondelinge bevestiging zijn. De schriftelijke bevestiging heeft echter bewijstechnisch gezien de voorkeur. Zo kunnen er achteraf geen discussie ontstaan of de overeenkomst nu wel of niet tot stand is gekomen.

Ten aanzien van het aanbod en de aanvaarding moet sprake zijn van een op een rechtsgevolg gerichte wil die zich door een verklaring heeft geopenbaard (artikel 3:33 BW). Anders gezegd, de wil van de contractanten moet overeenkomen met de verklaring die zij hebben gedaan over het aanbod en de aanvaarding. Mocht er een discrepantie zijn tussen de wil en de verklaring van één van de contractanten, dan is sprake van een wilsgebrek. Bij een wilsgebrek is de overeenkomst vernietigbaar. Beide partijen kunnen, afhankelijk van de omstandigheden van het geval, de overeenkomst vervolgens (laten) vernietigen.  

Gebondenheid 

De vraag die vaak aan de orde is met betrekking tot offertes, is of men gebonden is na het uitbrengen van de offerte. Een eenduidig antwoord hierop is niet te geven, aangezien het afhangt van de manier waarop de offerte wordt uitgebracht en de soort offerte. Dit wordt duidelijk uit de bewoordingen van de offerte.

Een offerte kan voor een bepaalde periode gelden of geheel vrijblijvend zijn. Als de offerte voor een bepaalde periode geldt, moet deze voor het verstrijken daarvan geaccepteerd zijn. Gebeurt dit niet, dan vervalt het aanbod en komt er geen overeenkomst tot stand. Een offerte is vrijblijvend wanneer deze niet voor een bepaalde periode geldt. Bij een vrijblijvende offerte kan de aanbieder voor of tijdens de aanvaarding hiervan nog de offerte wijzigen of intrekken. Onder bijzondere omstandigheden is het mogelijk voor de aanbieder om onverwijld na aanvaarding van de offerte deze te herroepen (artikel 6:219 lid 2 BW).  Het is daarom van belang om goed na te denken over het doel van de offerte en de omstandigheden die daarop van invloed zijn. 

Andere struikelblokken

Bij het opstellen van een offerte is het goed om van een aantal punten bewust van te zijn. Naast de discussie over de gebondenheid van de offerte, doel ik op dat de offerte (i) in duidelijke taal geschreven moet zijn, (ii) geen misleidende of verkeerde informatie mag bevatten, (iii) duidelijk moet zijn over de prijs(veranderingen), (iv) aandacht moet besteden aan intellectueel eigendom en aansprakelijkheid (indien van toepassing) en (v) ondertekend wordt door daartoe bevoegde personen. Deze aandachtspunten zijn stuk voor stuk ook van toepassing op de overeenkomst. 

Nog een kleine zijstap naar de algemene voorwaarden. In een vorig blog is uiteengezet wat de aandachtspunten zijn van de algemene voorwaarden. Ook in het licht van de offerte is dit van belang. Het is niet verplicht de algemene voorwaarden op de offerte van toepassing te verklaren, maar dit zal ik wel te allen tijde aanbevelen. Zo voorkom je mogelijke juridische beren op de weg in de toekomst. Naast het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden op de offerte en de overeenkomst, is het ook raadzaam de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden bij elke factuur te vermelden. Alles onder het mom van ‘voorkomen is beter dan genezen’.