Termijnen bij de Europese (niet-)openbare aanbestedingsprocedure
Als een aanbestedende dienst, zoals een gemeente, een opdracht tot bijvoorbeeld de levering van laptops of de bouw van een stadhuis in de markt zet, dan moet de aanbestedende dienst dit doen door middel van een aanbestedingsprocedure. Bij iedere aanbesteding moet een keuze worden gemaakt voor de te volgen aanbestedingsprocedure.
Soorten aanbestedingsprocedures
Afhankelijk van de situatie zijn er verschillende aanbestedingsprocedures. De keuze voor deze procedure moet zijn gebaseerd op objectieve criteria, zoals de grootte van de opdracht, de baten en de lasten van een bepaalde procedure, de omvang en de structuur van de markt en de geografische ligging van de plaats van uitvoering.
De meest voorkomende soort aanbestedingsprocedure in Nederland is de Europese openbare procedure, gevolgd door de Europese niet-openbare procedure met als belangrijk verschil dat hierbij een selectie van inschrijvers plaatsvindt.
Wanneer is er sprake van een Europese aanbesteding
Een aanbestedende dienst dient bij een aanbestedingsplichtige opdracht eerst te bepalen of hij een Europese of een nationale aanbestedingsprocedure moet houden. Dit is afhankelijk van de geraamde waarde van die opdracht.
Opdrachten met een waarde boven een bepaalde drempel (in 2022 geldt voor diensten en leveringen een drempel van € 215.000,00 exclusief btw en voor werken een drempel van € 5.382.000,00 exclusief btw) moeten Europees worden aanbesteed. De Europese aanbestedingsprocedures staan beschreven in deel 2 van de Aanbestedingswet 2012 (Aw2012).
Verschil tussen Europese aanbestedingen en Nationale aanbestedingen
Als de geraamde waarde van de opdracht beneden het Europese drempelbedrag ligt, betekent dit dat geen Europese aanbesteding hoeft plaats te vinden. Wel is de aanbestedende dienst nog steeds in dat geval gebonden aan deel 1 van de Aw2012.
Artikel 1.4 Aw2012 bepaalt dat een aanbestedende dienst altijd op basis van objectieve criteria moet bepalen welke aanbestedingsprocedure hij kiest, en welke ondernemer(s) hij toelaat.
Procedure op basis van balkenschema's
Ook bij opdrachten onder de drempel mag daarom niet zomaar worden gekozen voor één-op-één gunning, maar moet de procedure op basis van objectieve criteria worden bepaald. Als objectief criterium voor de te kiezen (nationale) aanbestedingsprocedure kan worden aangesloten bij de ‘balkenschema’s’ uit de Gids Proportionaliteit (pagina 32/33).
In deze balkenschema’s is aangegeven bij welke opdrachtwaarde welke aanbestedingsprocedure het meest proportioneel is. Slechts in deugdelijk gemotiveerde gevallen mag daarvan worden afgeweken.
Afhankelijk van de gekozen aanbestedingsprocedure (Europees/nationaal, (niet-)openbaar of een bijzondere procedure) moet een aanbestedende dienst rekening houden met de in acht te nemen wettelijke termijn(en) bij het bepalen van de planning. Hieronder zullen de meest voorkomende procedures en de bijbehorende termijnen worden uitgelicht.
Europese openbare procedures
De Europese openbare procedure is een aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij elke potentiële inschrijver de aanbestedingsstukken kan inzien en vervolgens een inschrijving kan indienen. Deze procedure is het meest geschikt bij opdrachten waarvoor maximaal 10 inschrijvers worden verwacht.
Hoe lang duurt een openbare aanbestedingsprocedure?
Bij een Europese openbare procedure is er - in tegenstelling tot de niet-openbare procedure - sprake van één fase. Van alle geldige inschrijvers worden de inschrijvingen beoordeeld. De termijn voor het indienen van de inschrijvingen bedraagt minimaal 45 kalenderdagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging.
Wanneer partijen zich elektronisch kunnen inschrijven (zoals nagenoeg altijd het geval is tegenwoordig), dan mag de inschrijvingstermijn met 5 kalenderdagen worden verkort tot 40 dagen. Inclusief het beoordelen van de inschrijvingen en een bezwaartermijn van 20 dagen neemt een openbare procedure gemiddeld 3 tot 4 maanden in beslag.
Europese niet-openbare procedures
De Europese niet-openbare procedure is het meest geschikt voor opdrachten waarbij meer dan 10 inschrijvers verwacht worden. De niet-openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in twee fasen. De aanbesteding wordt algemeen bekend gemaakt op een aanbestedingsplatform zoals TenderNed.
In de eerste fase kan iedere geïnteresseerde inschrijver zich als gegadigde aanmelden. De aanbestedende dienst laat een vooraf vastgesteld aantal gegadigden toe. Deze moeten allemaal voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen en de uitsluitingsgronden, en worden beoordeeld op basis van selectiecriteria.
De gegadigden die voldoen aan de geschiktheidseisen, waarop geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn én die het hoogst scoren in het kader van de selectiecriteria, gaan vervolgens door naar de tweede fase, de gunningsfase.
Aantal gegadigden bij een Europese aanbesteding
Het minimum aantal gegadigden dat bij een Europese aanbesteding tot de inschrijving moet worden uitgenodigd (en dus door moet gaan naar de tweede fase) bedraagt in beginsel 5.
Bij nationale niet-openbare procedures dienen dit minimaal 3 gegadigden te zijn. Deze partijen krijgen een bestek en doen op basis daarvan een inschrijving, waarna de opdracht aan de hand van het geformuleerde gunningscriterium gegund wordt aan de winnende inschrijver.
Hoe lang duurt een niet-openbare aanbestedingsprocedure?
Het houden van een voorafgaande selectiefase heeft logischerwijs tot gevolg dat de niet-openbare procedure langer duurt dan de openbare procedure. Bij de niet-openbare procedure bedraagt de aanmeldtermijn, tussen aankondiging van de opdracht en ontvangst van een verzoek tot deelneming, minimaal 30 kalenderdagen.
De inschrijvingstermijn, tussen het verzenden van de uitnodiging tot het doen van een inschrijving en ontvangst van de inschrijving, bedraagt minimaal 40 kalenderdagen (met wederom een verkorting van 5 dagen in het geval van elektronische toegang tot de aanbestedingsstukken). Inclusief het beoordelen van de inschrijvingen en een bezwaartermijn van 20 dagen neemt een niet-openbare procedure gemiddeld 4 tot 5 maanden in beslag.
Verschil tussen openbare en niet-openbare procedures
Belangrijk verschil met de openbare procedure is dus dat bij de niet-openbare procedure enkel van de geselecteerde gegadigden de inschrijvingen inhoudelijk worden beoordeeld. Dit scheelt een hoop werk voor zowel de inschrijvers als de aanbestedende dienst.
Bij opdrachten waar veel inschrijvers worden verwacht, worden zo niet onnodig veel inschrijvers op kosten gejaagd door het moeten opstellen van een inschrijving, en ook aanbestedende diensten wordt veel tijd en moeite bespaard doordat zij enkel de inschrijvingen hoeven te beoordelen van de inschrijvers die doorgaan naar de gunningsfase.
Bijzondere aanbestedingsprocedures
Eveneens zijn er nog andere (bijzondere) Europese aanbestedingsprocedures die toegepast kunnen worden, zoals de concurrentiegerichte dialoog, de mededingingsprocedure met onderhandeling, de procedure van het innovatiepartnerschap en de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging waarvoor weer andere termijnen gelden.
Voor deze procedures gelden overigens wel strenge toepassingsvoorwaarden.
Versnelde aanbestedingsprocedures
In een urgente situatie, die door de aanbestedende dienst goed is onderbouwd, kunnen de termijnen van de (niet-)openbare procedure worden ingekort. Dit is neergelegd in artikel 2.74 Aw2012.
Het artikel heeft tot gevolg dat een aanbestedende dienst in een situatie waarin dringende spoed is geboden, de termijnen voor aanmelding en inschrijving kan inkorten om tijd te winnen (zodat eerder met de uitvoering van de opdracht kan worden begonnen).
De urgente situatie mag niet aan de aanbestedende dienst zelf zijn te wijten of door haar zijn veroorzaakt.
Hoe lang duurt een versnelde aanbestedingsprocedure?
De termijn voor ontvangst van de inschrijving (voor de openbare procedure) en de verzoeken tot deelneming (voor de niet-openbare procedure) bedraagt bij een versnelde procedure minimaal 15 kalenderdagen Vervolgens geldt een termijn van ten minste 10 dagen voor het indienen van de daadwerkelijke inschrijvingen voor de niet-openbare procedure.
Het voorgaande betreft een korte opsomming van de meest reguliere wettelijke termijnen bij een (niet-)openbare aanbestedingsprocedure. Indien u door de bomen het bos niet meer ziet, kan Damsté u uiteraard helpen met het kiezen van de juiste aanbestedingsprocedure en het bepalen van de juiste bijbehorende termijnen.
Neem vrijblijvend contact op.
-
Advocaat
