Overeenkomsten voor dummies

Ondernemers doen dit bijvoorbeeld door verschillende overeenkomsten van het internet te plukken en daaruit stukken tekst te kopiëren en te plakken tot een geheel. Herkent u dit? Dan is deze blog echt iets voor u.

In dit artikel leg ik uit wanneer u een advocaat nodig heeft voor het opstellen van overeenkomsten, of het mogelijk is om met templates te werken en welke overeenkomsten u zelf kan opstellen.

Heb ik een advocaat nodig voor het opstellen van de algemene voorwaarden?

Een essentieel document voor elk ondernemer is de algemene voorwaarden. Simpel gezegd staan er in de algemene voorwaarden de belangrijkste rechten en plichten van zowel de klant als de ondernemer. De volgende thema’s worden vaak opgenomen in de algemene voorwaarden zodat klant en ondernemer weten wat ze van elkaar kunnen verwachten:

• de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden;
• betalingsvoorwaarden en incassoregeling;
• leveringsvoorwaarden producten en diensten;
• garantie en voorwaarden;
• regels over het intellectuele eigendom;
• overmacht situaties;
• beëindiging van de overeenkomst;
• klachten en geschillenregeling;
• aansprakelijkheid en beperking daarvan;
• verlenging en opzeggen van contracten.

Bovenstaande lijst omvat een aantal specifieke onderwerpen waar een ondernemer over het algemeen niet zoveel verstand van heeft. Het is dan ook niet zo gek dat sommige ondernemers voor de makkelijke, snelle en goedkope weg kiezen en de algemene voorwaarden van iemand anders kopiëren en plakken. Hoewel het sneller en goedkoper is om de algemene voorwaarden op deze manier te krijgen, is het gemak de risico's niet waard. Hieronder bespreek ik de drie grootste risico’s.

1. Algemene voorwaarden zijn auteursrechtelijk beschermd

Ten eerste is het woord voor woord kopiëren van de algemene voorwaarden in een aantal gevallen een schending van het auteursrecht. Algemene voorwaarden hebben namelijk auteursrechtelijke bescherming omdat het een werk is met een eigen en oorspronkelijke karakter. Dit zijn onder meer de vereisten om in aanmerking te komen voor auteursrechtelijke bescherming. Als u de algemene voorwaarden van een ander kopieert, maakt u auteursrechtelijk inbreuk. In dat geval kan de maker (de auteursrechthebbende) schadeverhalen op de partij die de inbreuk maakt.

2. Extra kwetsbaar

Ten tweede vormt de algemene voorwaarden een soort “juridisch contract” tussen de klant en ondernemer. Geen enkel bedrijf is hetzelfde, het is dan ook van groot belang om de algemene voorwaarden specifiek af te stemmen op de activiteiten van de onderneming. Het gevaar van kopiëren is dat de algemene voorwaarden van een ander niet zijn afgestemd op uw bedrijfsactiviteiten. Het gevolg hiervan is dat er waarschijnlijk hiaten in de dekking zitten. Hierdoor kan u aansprakelijk zijn voor zaken die u had kunnen uitsluiten.

Een ander gevaar dat op de loer ligt, is het kopiëren van algemene voorwaarden die gebaseerd zijn op oude wet- en regelgeving of op het Belgische recht. Als er juridische geschillen ontstaan, zoals een rechtszaak tussen u en de klant, is het goed denkbaar dat de algemene voorwaarden die u hebt gekopieerd niet voor een sterke verdediging in de rechtbank zorgen. Dit is niet een wenselijke situaties en kan makkelijk voorkomen worden.

3. Professionaliteit

Indien klanten uw algemene voorwaarden raadplegen, verwachten zij dat deze algemene voorwaarden bij uw onderneming hoort. Als klanten een verwijzing of bepaling aantreffen naar een andere onderneming kan dan een onprofessionele indruk wekken. In het ergste geval kunnen klanten ervoor kiezen om geen zaken met u te doen.

Gezien de bovenstaande risico’s is het verstandig om de algemene voorwaarden te laten controleren door een advocaat. Daarnaast is het belangrijk om de controle regelmatig uit te voeren. Omdat uw onderneming continu in beweging is, kunnen de voorwaarden niet meer goed aansluiten bij uw onderneming. Om dit te voorkomen, moet u de voorwaarden regelmatig controleren.

Is het mogelijk om met templates te werken?

Templates kunnen nooit maatwerk leveren zoals een advocaat dat wel kan doen. Maar het is wel mogelijk om met templates te werken van het internet. Op het internet zijn talloze websites te vinden waar u een template kunt downloaden. De vier meest voorkomende templates zijn: privacy- en cookie policy, huurovereenkomsten en koopovereenkomsten. Maar pas ook hierop dat u niet altijd de teksten zomaar kopieert en plakt.    Een template voor de algemene voorwaarden raad ik u om de drie risico’s die ik hierboven heb genoemd. Templates voor de privacy- en cookie policy, huurovereenkomsten en koopovereenkomsten kunt u wel gebruiken maar u moet wel letten op de volgende punten.

Privacy policy template: waar moet u op letten?

In een privacy policy beschrijft u wat u met de persoonsgegevens doet en waarom u de persoonsgegevens verwerkt. De privacy policy wordt doorgaans op de website van de ondernemer geplaats zodat externe personen dit gemakkelijk kunnen raadplegen. Als u een onderneming bent die veel (bijzondere) persoonsgegevens verwerkt, dan kunt u geen gebruik maken van een privacy policy template. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands:

• ras of etnische afkomst;
• politieke opvattingen;
• godsdienst of levensovertuiging;
• lidmaatschap van een vakbond;
• genetische of biometrische gegevens met oog op unieke identificatie;
• gezondheid;
• seksuele leven;
• strafrechtelijk verleden.

Een standaard privacy policy leent zich niet voor alle ondernemers en zeker niet voor ondernemers die bijzondere persoonsgegevens verwerken. Een standaard privacy policy beschrijft vaak niet de wettelijke grondslagen en maakt geen zorgvuldige afweging tussen de belangen van de ondernemer en de klant. Een vereiste uit de privacywetgeving is dat deze belangenafweging wel wordt gemaakt en wordt gecommuniceerd. Een dergelijke analyse van de belangen kan het beste zelf worden gedaan of door een advocaat. Een standaard privacy policy leent zich dus niet voor alle ondernemers en zeker niet voor ondernemers die bijzondere persoonsgegevens verwerken.

Cookie policy template

Ook een standaard cookie policy leent zich niet voor alle gevallen. Dit licht ik toe aan de hand van een voorbeeld. De volgende alinea staat vaak in een standaard cookie policy:

‘Wij gebruiken alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen, gegevens inzien, aanpassen of verwijderen.’

Bovenstaande tekst is over het algemeen prima om te gebruiken. Echter, het is wel belangrijk om na te gaan of de genoemde cookies daadwerkelijk geplaatst worden. Veel ondernemers maken ook gebruik van tracking cookies en dat staat niet opgenomen in de tekst hierboven. Met tracking cookies worden doorgaans persoonsgegevens verwerkt. Deze cookies mogen alleen geplaatst worden indien van tevoren toestemming is gevraagd aan de websitebezoeker. Dit betekent dat u een cookiebanner op de website moet plaatsten en conform de regels van de privacywetgeving toestemming moet vragen. Door enkel de bovenstaande tekst in de cookie policy op te nemen, voldoet u niet aan de informatieplicht die op grond van de privacywetgeving op u rust.

Huurovereenkomst template

Op het internet zijn een heleboel modelovereenkomsten beschikbaar voor bijvoorbeeld de huursector. Deze modellen zijn vrij uitgebreid en in veel gevallen ook goed toepasbaar. Maar we weten dat geen huursituatie hetzelfde is. In sommige gevallen kan het nuttig zijn om aanvullende bepalingen in het contract op te nemen om eventuele aansprakelijkheden te voorkomen in de toekomst. In dergelijke gevallen is het raadzaam om advies in te winnen van een advocaat, die kan u vertellen welke aanvullende bepalingen toegestaan zijn en welke niet. U vermijdt hiermee het risico dat u in een rechtszaak komt te staan waar u te horen krijgt dat u geen beroep kan doen op een bepaling omdat die bepaling nietig of vernietigbaar is.

Koopovereenkomst template

Ook is het niet verstandig om een standaard koopovereenkomst van het internet te plukken. Bij koop en verkoop is het belangrijk om zaken zoals naar eigendomsvoorbehoud, aansprakelijkheid, garantie, risico en wijze van levering goed te regelen. In een standaard overeenkomst zijn voornoemde zaken niet geregeld. Dit is een probleem op het moment dat een partij claimt dat er een bepaalde afspraak is gemaakt en de andere partij zegt dat die afspraak niet is gemaakt. In dergelijke gevallen moet er onderzoek worden gedaan naar hetgeen partijen bedoeld hebben. In juridische termen noemt men dit ‘Haviltexen’. Als de belangen erg groot zijn nemen partijen vaak een advocaat in de arm om hun belangen te behartigen. Dit kunt u voorkomen door op voorhand al duidelijkheid te creëren en dit vast te leggen in een overeenkomst

Wat is de toegevoegde waarde van Damsté bij het opstellen van een overeenkomst?

Wij kunnen u behulpzaam zijn bij het opstellen van uw overeenkomst dan wel het beoordelen van een reeds opgestelde overeenkomst. Hierbij kijken we secuur naar uw belangen.

Een advocaat van Damsté advocaten en notarissen stelt uw juridische documenten op met een externe blik. Soms staan de betrokken partijen te dicht bij de onderhandelingen om potentiële problemen te signaleren, een blik van buitenaf op de zakelijke transacties is dan ook zeer nuttig. Daarnaast zijn onze advocaten in staat om potentiële aansprakelijkheidsproblemen te identificeren en u te voorzien van feedback over mogelijke valkuilen.

Onze advocaten hebben gespecialiseerde kennis op het gebied van contractenrecht. Zij hebben uit de eerste hand gezien waarom de exacte taal die in een overeenkomst wordt gebruikt van belang is. Het lijkt misschien gek, maar zoiets kleins als de plaatsing, of verkeerde plaatsing, van een komma heeft een bedrijf tonnen gekost. Een advocaat van Damsté weet precies welke overeenkomst u nodig heeft en hoe deze toegespitst wordt op de specifieke situatie van u als ondernemer. De overeenkomsten worden opgesteld met het oog om geschillen te vermijden een advocaat van Damsté weet precies welke overeenkomst daarbij hoort en hoe deze toegespitst wordt op de specifieke situatie van u als ondernemer.

Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen, neem dan gerust contact met ons op een van onze advocaten van de sectie handelsrecht of ondernemingsrecht.