Moet ik bij claims een voorziening opnemen?
De kern van het jaarrekeningenrecht – dat bepaalt hoe u de jaarrekening moet opstellen - is opgenomen in het Burgerlijk Wetboek. Dat is dus niet alleen stof voor accountants en boekhouders, maar ook voor curatoren en advocaten. Het niet voldoen aan de wettelijke verplichtingen betreffende de jaarrekening kan namelijk vervelende gevolgen hebben, zoals persoonlijke aansprakelijkheid van u als bestuurder. Een geschilpunt over de juistheid van de jaarrekening kan liggen in de vraag of er voorzieningen moeten worden opgenomen.
Wat is een voorziening?
Voorzieningen zijn afdwingbare of toekomstige verplichtingen waarvan de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld, maar waarvan het tijdstip van uitkeren of de exacte omvang van de verplichtingen onzeker is. Het opnemen van een voorziening is verplicht indien aan de volgende voorwaarden is voldaan:
a) de rechtspersoon heeft een verplichting (in rechte afdwingbaar of feitelijk);
b) het is waarschijnlijk dat voor de afwikkeling van die verplichting een uitstroom van (geld)middelen noodzakelijk is; en
c) er kan een betrouwbare schatting worden gemaakt van de omvang van de verplichting.
Het is toegestaan om een voorziening op te nemen voor grote uitgaven. Denk bijvoorbeeld aan een voorziening voor groot onderhoud dat eens in de tien jaar uitgevoerd moet worden. Elk jaar wordt een voorziening genomen voor een tiende deel van de geschatte onderhoudskosten.
Als er geen betrouwbare schatting kan worden gemaakt, mag geen voorziening worden opgenomen. Als bijvoorbeeld een bedrijf veel claims verwacht, maar nog geen enkel idee bestaat wat de schuldenlast zal worden, is een voorziening dus niet toegestaan. Het is wel verplicht in de toelichting op de jaarrekening hier uitleg over te geven.
Het opnemen van een voorziening heeft de volgende gevolgen op de balans. Eerst wordt aan de passivazijde de reservering als balanspost opgenomen. Tegelijkertijd wordt de voorziening als last in de winst- en verliesrekening opgenomen. Hierdoor neemt de winst af en daalt het eigen vermogen.
Het gevolg van het opnemen van een voorziening is dat de winst lager uitvalt. Hierdoor zijn er minder vrije reserves die als dividend uitgekeerd kunnen worden. Hierdoor zou (in theorie) geld over moeten blijven om de voorziene claim van te betalen.
Gevolgen bij het niet opnemen van een voorziening op de balans
Een bestuurder is verantwoordelijk voor het financiële beleid van de onderneming en voor het correct opstellen van de jaarrekening. De bestuurder moet er zorg voor dragen dat de vennootschap haar schulden kan betalen. Als de vennootschap een claim krijgt en er een aannemelijke kans bestaat dat deze claim voldaan moet worden, dan zal een voorziening moeten worden opgenomen om geld voor deze claim te reserveren.
Als de bestuurder nalaat om een voorziening op te nemen, terwijl dat wel had gemoeten, kan dat een reden zijn voor persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder. Dit heeft de volgende redenen.
Een bestuurder kan tegenover de vennootschap zelf (intern) aansprakelijk zijn als hij niet aan zijn verplichtingen voldoet. Daaronder valt het op tijd opmaken van een juiste jaarrekening. In faillissementen kan het opmaken van onjuiste jaarrekeningen, of het in het geheel geen jaarrekeningen opmaken, een vermoeden geven van onbehoorlijk bestuur.
Een bestuurder kan tegenover crediteuren (extern) aansprakelijk zijn als hij die crediteuren benadeelt. Daar kan bijvoorbeeld sprake van zijn als de bestuurder nalaat een voorziening op te nemen, waardoor er te veel dividend uitgekeerd werd en er geen geld overbleef voor de crediteuren.
Een bestuurder mag om diezelfde reden geen goedkeuring verlenen aan een dividenduitkering als dat tot gevolg heeft dat de vennootschap haar schulden niet meer kan betalen.
Tip: lees meer over externe aansprakelijkheid van de bestuurder in ons eerdere blog
Zo oordeelde het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden in 2015 dat de bestuurders van een inmiddels failliete vennootschap aansprakelijk waren, omdat zij pas jaren later een voorziening hadden opgenomen wegens een grote nog te betalen rekening-courant schuld. Hierdoor kon in het verleden een groot bedrag aan dividend worden uitgekeerd, waardoor er later geen geld meer over was om de schulden te voldoen. Dit leidde uiteindelijk tot een faillissement met gedupeerde crediteuren.
Een andere zaak kwam tot aan de Hoge Raad in 2014. Ook hier hadden de bestuurders nagelaten een voorziening op te nemen voor een ‘harde claim’. De bestuurders stelden daartegenover dat de vennootschap op haar beurt een tegenvordering op de betreffende crediteur had, maar die was veel minder hard. Toen de vennootschap alsnog moest betalen was er door de bestuurders geen geld gereserveerd, waardoor deze crediteur gedupeerd werd.
Conclusie
Wanneer een vennootschap wordt geconfronteerd met onzekere toekomstige verplichtingen is het bestuur verantwoordelijk hierover na te denken. Zo nodig is het verplicht een voorziening op te nemen in de jaarrekening om dergelijke claims te kunnen betalen. Gebeurt dat niet, dan kan de bestuurder aansprakelijk zijn.
Laat u daarom altijd bijstaan door een accountant bij het opstellen van de jaarstukken en door een advocaat over de problematiek rondom claims en aansprakelijkheid.
Bent u aansprakelijk gesteld als bestuurder, of heeft u een debiteur die onterecht geen reserveringen heeft opgenomen? Neem dan gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken.