Incasso: mijn klant betwist het bestaan van een opdracht, wat nu?
U bent helaas niet de enige. De opdrachtgever zegt na ontvangst van de factuur of bij de aanmaning geen opdracht te hebben gegeven of contract te hebben gesloten. Terwijl u ondertussen de opdracht al uitgevoerd hebt.
Een man een man, een woord een woord?
Veel mensen denken dat een contract ondertekend moet zijn om een rechtsgeldige (en dus in rechte afdwingbare) overeenkomst te hebben. Zonder handtekening, geen contract. Niets is minder waar.
Voor de totstandkoming van een rechtsgeldige overeenkomst is enkel vereist (1) het aanbod van de ene persoon en (2) de aanvaarding daarvan door de andere persoon. Hoe dit gebeurt, maakt niet uit. De wijze waarop is vormvrij, tenzij de wet in een specifiek geval wel eisen stelt. Een overeenkomst kan dus ook mondeling of digitaal geschieden. Bij wijze van spreken kan het op een bierviltje geschreven worden.
Afspraak is afspraak?
Het lastige van een mondelinge overeenkomst is dat het moeilijk af te dwingen is. Als de andere partij niet meewerkt, is het lastig om het bestaan van de mondelinge overeenkomst te bewijzen. Degene die stelt dat er een mondelinge overeenkomst is, dient te bewijzen dat partijen een mondelinge overeenkomst zijn aangegaan en wat de inhoud daarvan is.
Ter illustratie de volgende zaak uit 2013: Een vastgoedondernemer sluit een deal met een horeca-eigenaar. Hij leent de horecabaas geld voor de aankoop van een onroerende zaak op de voorwaarde dat hij, naast afbetaling en rente, recht heeft op de helft van de meerwaarde als de zaak wordt verkocht. Bij deze deal was een makelaar betrokken. De deal was nagenoeg geheel mondeling afgehandeld.
Enkele jaren later overlijdt de vastgoedondernemer. De erfgenamen worden op een gegeven moment geconfronteerd met een vordering van de makelaar wegens een aanbrengfee. Volgens de makelaar zou hij met de vastgoedondernemer een aanbrengfee van € 115.000,- hebben afgesproken. Deze mondelinge afspraak zou kunnen worden afgeleid uit een brief van de makelaar aan de vastgoedondernemer waarin wordt gesproken over een fee van € 115.000,-. De erfgenamen ontkennen alles. Het is aan de makelaar om te bewijzen dat er een concrete afspraak is gemaakt over een aanbrengfee. Geen interessante positie voor de makelaar dus. De zaak sleepte nog voort in hoger beroep, maar de makelaar verliest bij het Gerechtshof. Hij heeft de afspraak niet kunnen bewijzen.
Deze zaak laat zien dat het handig is om in ieder geval de belangrijkste afspraken zwart op wit te hebben. Wanneer dit, gelet op de omstandigheden, onpraktisch is, stuur achteraf een bevestiging van de afspraak en vraag de andere partij ook even een bevestiging te sturen.
Laat maar een handtekening zien?
Veel opdrachtgevers/klanten roepen op zo een moment: ‘laat maar een handtekening van mij zien, dan betaal ik’. Dat is niet per se nodig. Heeft u een debiteur die het bestaan van de overeenkomst betwist? Probeer zo veel mogelijk bewijs te verzamelen, zoals e-mails, resultaten van werkzaamheden en eerdere betalingen.
Voorkomen is echter beter dan genezen, dus werk zoveel mogelijk met contracten, opdrachtbevestigingen, e-mailbevestigingen en gespreksverslagen.
In een zaak uit 2013 betwiste een man bij een reisbureau geboekt te hebben. Hij weigerde de factuur te betalen. Het reisbureau had echter een dossier met e-mailcorrespondentie en bewijs van een aanbetaling. Dat was voldoende om het bestaan van de reisovereenkomst aannemelijk te maken.
Conclusie
Zonder ondertekend contract zijn er zeker nog mogelijkheden om uw facturen te innen. Daarvoor is echter wel voldoende bewijs nodig. Uiteindelijk is een duidelijk akkoord of een ondertekend contract het makkelijkst en dit voorkomt het discussie achteraf.
Zit u met een ontkennende klant of wilt u graag een contract laten opstellen ter voorkoming daarvan? Neem dan gerust contact op.