Ik heb nooit een factuur, aanmaning of brief gezien!
Het gebeurt (helaas) regelmatig. De een stuurt een factuur, aanmaning of opzeggingsbrief naar de ander. Dit gebeurt netjes per gewone of aangetekende brief, per e-mail of door het document zelf te overhandigen. Wanneer partijen later over de kwestie in de rechtszaal zitten wordt de ontvangst van het document ontkend. Hoe zit het dan juridisch en wat kunt u doen?
Niet ontvangen, niet geldig
Een verklaring of handeling kan in principe op elke manier geschieden. Het is mogelijk om dit schriftelijk, mondeling of stilzwijgend te doen. Zo kan een aanzegging dat de arbeidsovereenkomst niet wordt verlengd ook via WhatsApp worden verstuurd, of kunt u via het contactformulier van de website de wederpartij in gebreke stellen.
De vorm maakt in principe niet veel uit, maar een belangrijk eis is dat de verklaring de wederpartij moet hebben bereikt. De mondelinge melding moet zijn gehoord, de brief moet in de brievenbus zijn gevallen en de e-mail moet zijn aangekomen op de server van de wederpartij. Wanneer de ontvangst wordt betwist, dient u in principe aan te tonen dat de verklaring wél is aangekomen bij de wederpartij. Het ligt daarom voor de hand dat een schriftelijke verklaring de voorkeur heeft en dat wordt gekozen voor een verzendmethode met voldoende zekerheid, zoals een aangetekende brief of door betekening door een deurwaarder.
Bepaalde omstandigheden kunnen het u makkelijker maken om te bewijzen dat de verklaring wel is aangekomen, zoals een bewijs van verzending (of ontvangst bij een aangetekende brief), een (automatische) ontvangstbevestiging of een reactie van de ontvanger. Hieruit kunt u afleiden dat de verklaring netjes is aangekomen. Toch kunnen daar soms complicaties bij ontstaan, zoals de situatie dat een postbode die aangetekende brief niet kan afgeven en daarom achterlaat bij het postkantoor, waarbij vervolgens de brief nooit wordt opgehaald door de wederpartij.
Niet ontvangen, toch geldig?
Er zijn situaties denkbaar waarbij het niet ontvangen voor rekening van de wederpartij komt, zoals een computerstoring, waardoor de wederpartij geen e-mail kan inzien of een wederpartij die aan de deur weigert de aangetekende brief aan te nemen. Het kan ook zijn dat de ontvanger is vergeten een adreswijziging door te geven, waardoor de verklaring op een verkeerd adres komt. In een dergelijk geval kan de verklaring wel worden gebruikt tegen de wederpartij, ook al is deze feitelijk niet ontvangen.
De Hoge Raad heeft in 2013 beslist dat de afzender in beginsel feiten of omstandigheden moet stellen en zo nodig moet bewijzen waaruit volgt dat de verklaring door hem is verzonden naar een adres waarvan hij redelijkerwijs mocht aannemen dat de wederpartij daar de verklaring kon ontvangen en dat de verklaring daar ook is aangekomen. Indien de afzender een verklaring stuurt naar een onlangs gebruikt (e-mail)adres, dan mag men er in principe van uitgaan dat de verklaring is aangekomen.
In de zaak die voor de Hoge Raad speelde had een verhuurder aanmaningen gestuurd naar het bij hem bekende postbusadres van de huurder. De huurder gebruikte het postbusadres niet meer, maar heeft dit niet gemeld bij de verhuurder. In deze situatie kwam het dan ook voor rekening van de huurder dat hij de aanmaningen niet had ontvangen.
In een andere zaak die diende voor de kantonrechter te Utrecht had een verhuurder een opzeggingsbrief per aangetekende post gestuurd. De huurder had hier niet op gereageerd. Op andere (aangetekende) brieven werd wel gereageerd. Het adres van de huurder was het bij de verhuurder bekende adres en was ook vermeld op de bedrijfswebsite van de huurder. De rechter ging op grond van al deze omstandigheden ervan uit dat de brief gewoon was aangekomen, ook al sprak de huurder dat tegen.
Wanneer uw wederpartij stelt niets te hebben ontvangen, dan kunt u met goede argumenten de rechter er in bepaalde gevallen toch van overtuigen dat de verklaring is aangekomen, of in ieder geval dat het niet aankomen voor rekening van de wederpartij komt.