CO2-rapportageplicht voor werkgevers: Wat houdt het in en voor welke organisaties geldt het?

De regels hierover zijn neergelegd in het ‘Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’ (hierna: ‘het besluit’). Dit besluit is een uitvloeisel van het in 2019 gesloten Klimaatakkoord, waarin overheden, werkgevers en maatschappelijke organisaties afspraken hebben gemaakt om CO2-uitstoot te verminderen. Eén van de afspraken is dat organisaties met 100 of meer werknemers hun jaarlijkse CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit verminderen. Momenteel zou namelijk de helft van de CO2-uitstoot afkomstig zijn uit zakelijke- en woon-werkmobiliteit. 

Wat houdt de rapportageplicht in een notendop in?

De rapportageverplichting houdt in dat een organisatie met 100 of meer werknemers ieder jaar opgave doet van het totaal aantal door de werknemers voor de organisatie afgelegde kilometers. 

De kilometers moeten per soort vervoermiddel en per type brandstof worden gerapporteerd. Alleen de ritten met een start- en/of eindpunt in Nederland dienen te worden meegenomen. Als een deel van de reis plaatsvindt in het buitenland, bijvoorbeeld omdat de werknemer in het buitenland woont, tellen de kilometers van de hele reis mee. Reizen met het vliegtuig, per boot of per schip vallen overigens niet onder de rapportageverplichting. Stel, een werknemer gaat op bezoek bij een klant in Madrid. In dat geval telt de treinreis naar Schiphol mee, maar de vliegreis naar Madrid niet. Ook moet worden vermeld of het om woon-werk- of zakelijke mobiliteit gaat. 

De verzamelde gegevens moeten worden ingevuld op een door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland ontwikkeld digitaal formulier. Nadat de gegevens zijn ingevoerd, wordt de CO2-uitstoot van de organisatie berekend. 

Hieronder volgt een overzicht van de totaal aan te leveren gegevens. 

De ingevoerde gegevens worden vanaf 2025 beschikbaar gesteld aan de (regionale) omgevingsdienst die werkt voor de gemeente waar de  hoofdvestiging van de organisatie is gevestigd. De omgevingsdienst controleert jaarlijks of iedere organisatie de gegevens tijdig en correct heeft ingediend. Ieder jaar moeten vóór 1 juli de gegevens van het jaar daarvoor zijn ingediend. Het eerste jaar waarover organisaties moet rapporteren is 2024. Dat betekent dat de verzamelde gegevens over het eerste rapportagejaar (2024) uiterlijk op 30 juni 2025 op het digitale formulier moeten zijn ingevuld. 

Voor welke organisaties geldt de rapportageverplichting?

De rapportageverplichting geldt niet voor alle organisaties. 

In de eerste plaats bestaat de verplichting alleen voor organisaties die een financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets, bromfiets, personenauto, motorfiets en/of andere mobiliteitsvoorziening beschikbaar stellen voor zakelijke of woon-werkmobiliteit.

In de tweede plaats geldt de rapportageverplichting alleen voor organisaties met 100 of meer werknemers. Om vast te stellen of de organisatie 100 of meer werknemers heeft, is het van belang te weten wie er precies onder het begrip ‘werknemer’ valt.  

Op grond van het besluit is een werknemer ‘degene die op 1 januari van het jaar waarover wordt gerapporteerd, op grond van arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling gehouden is tot het verrichten van ten minste twintig uur betaalde arbeid per maand voor een onderneming of rechtspersoon’. Gedetacheerden, uitzendkrachten, vrijwilligers en werknemers met nul-urencontracten vallen (dus) niet onder het begrip ‘werknemer’. 

De peildatum voor het bepalen van het aantal werknemers is 1 januari van het jaar waarover moet worden gerapporteerd. Het maakt daarbij niet uit of het aantal werknemers door het jaar heen verandert. Treedt iemand ná 1 januari in dienst, dan telt deze werknemer niet mee om vast te stellen of de organisatie voor dát jaar onder de rapportageverplichting valt. Valt de organisatie onder de rapportageverplichting, dan moet de organisatie rapporteren over alle gereisde kilometers van alle werknemers, dus ook over de kilometers van werknemers die na 1 januari in dienst zijn getreden.

Ben je als organisatie verplicht te rapporteren, maar kom je deze plicht niet correct of tijdig na? Dan zou de regionale omgevingsdienst (uiteindelijk) bijvoorbeeld een last onder dwangsom kunnen uitvaardigen. Hierin kan worden bepaald dat je als organisatie per bepaalde tijdseenheid (bijvoorbeeld per dag) dat je te laat bent met het nakomen van de rapportageverplichting, een geldsom moet betalen.

Beschik je als organisatie nog niet over een registratiesysteem waarin alle te rapporteren gegevens (eenvoudig) uit te lezen zijn, dan is het raadzaam dit systeem op korte termijn, maar in ieder geval vóór januari 2024, aan te passen. 

Mocht u vragen hebben over dit onderwerp, neem dan gerust contact op met één van onze arbeidsrecht advocaten.