Aanzeggingen in bulk via Mailchimp: goed idee?
Recent heeft de rechtbank Amsterdam in een interessante uitspraak gewezen op communicatie in onze digitale wereld.
Wat er gebeurde
Een eigenaar van meerdere kantoorpanden in Amsterdam heeft deze laten verbouwen tot appartementen. Deze worden op 'short stay' basis verhuurd: huurders krijgen een tijdelijk huurcontract voor een jaar.
De verhuurder moet minstens een maand van tevoren aanzeggen dat de huur niet verlengd wordt. Doet de verhuurder dat niet (op tijd), dan wordt de huurovereenkomst op grond van de wet voor onbepaalde tijd verlengd.
De verhuurder heeft twee maanden van tevoren via Mailchimp in bulk naar alle huurders gemaild dat de huurovereenkomst niet werd verlengd.
Mailchimp is een zakelijke applicatie die het mogelijk maakt bulkmails te sturen, voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven en aanbiedingen aan klanten.
Een huurder heeft zijn appartement niet verlaten en stelde in het door de verhuurder gestarte ontruimingskortgeding dat hij de de e-mail niet heeft ontvangen. Hij huurt nu dus voor onbepaalde tijd, aldus de huurder.
Juridisch
In mijn eerdere blog heb ik uitgelegd dat (juridische) correspondentie via digitale kanalen prima kan.
Het is echter wel zo dat de verzendende partij in de hoofdregel moet bewijzen dat het bericht ook echt is aangekomen. Voor de e-mail betekent dit het bericht in de inbox moet zijn aangekomen. Zo legde de rechter in deze zaak uit:
In beginsel wordt met [verhuurder] geoordeeld dat in dit digitale tijdperk, een schriftelijke aanzegging ook per e-mail of in een digitale postbus kan plaats vinden, maar steeds moet - zoals vereist in artikel 3:37 lid 3 BW - wel voldoende vaststaan dat het bericht de ontvanger heeft bereikt.
Het grote voordeel van bijvoorbeeld de aangetekende brief is dat de verzending en ontvangst wordt bijgehouden. Digitaal is dat ook mogelijk: denk bijvoorbeeld aan de vinkjes bij Whatsapp. Ook bieden sommige e-mailapplicaties de mogelijkheid van verzend- en leesbevestigingen.
Worden dit soort mogelijkheden niet benut en ontstaat er een discussie over de ontvangst van het (e-mail)bericht, dan trekt de verzendende partij waarschijnlijk aan het kortste eind.
Uitzonderingen hierop zijn mogelijk, zo oordeelde de Hoge Raad. Worden er bijvoorbeeld negen berichten gestuurd naar hetzelfde (e-mail)adres en gaat dat goed, dan mag men er in principe van uitgaan dat het tiende bericht ook aankwam. Het simpele verweer dat het 'niet is ontvangen' is dan niet genoeg.
Desalniettemin is het voor belangrijke correspondentie goed om verzekerd de zijn van de ontvangst en voor een veilige verzendmethode te kiezen. Dit voorkomt onnodige discussies.
Hoe oordeelde de rechter?
Terug naar de zaak in Amsterdam. De verhuurder had uitdraaien van de bulkverzending in Mailchimp in het geding gebracht, waaruit af te leiden viel hoeveel e-mails geopend zijn.
Uit het eerste stuk van de verhuurder kan men afleiden dat van de 490 ontvangers, er 446 het bericht geopend hadden en 2 berichten niet konden worden bezorgd. Wat er was gebeurd met de andere ruim 40 berichten, is niet duidelijk geworden. Uit de tweede uitdraai kan weliswaar worden afgeleid dat de aanzegging naar de betreffende huurder was verzonden, maar niet dat deze in zijn inbox was geplaatst. Daarnaast had de huurder een uitdraai over foutmeldingen van Mailchimp ingebracht, waardoor aan de betrouwbaarheid van Mailchimp getwijfeld kon worden. De eindconclusie was dan ook duidelijk:
Nu [verhuurder] zelf, (...) , ervoor kiest om louter digitaal met de huurders te communiceren, neemt zij het risico dat niet in kort geding kan worden vast gesteld dat een digitaal bericht de huurder ook daadwerkelijk heeft bereikt.
Conclusie
De vordering tot ontruiming in kort geding werd afgewezen. Deze zaak laat zien dat het voor de hand ligt om voor belangrijke berichten een verzendmethode met voldoende zekerheid te gebruiken, zoals een aangetekende brief.
Gebruikt u toch digitale communicatiekanalen? Controleer dan altijd of het bericht wel is aangekomen, door te werken met ontvangst- en leesbevestigingen.
Het is namelijk zuur dat een zaak wordt verloren omdat er een 'welles-nietes'-discussie ontstaat over een e-mail. Stelt uw wederpartij niets te hebben ontvangen of zit u met andere vragen over effectieve communicatie? Neem dan gerust contact op.